Giden Öğrenci 

• Giden öğrenci başvuruları internet üzerinden Erasweb vasıtası ile alınır.
• Giden öğrencilerle ilgili bilgi formu internet üzerinden alınan verilerle doldurulur ve böylece veri girişi zahmeti ortadan kalkar.
• Giden öğrenci evrak klasörü için resimli bir bilgi formu çıktı alınmak üzere hazırlanır.
• Yararlanıcının öğrenim anlaşmasındaki dersler, ects bilgisi, başarı durumu ilgili kısımlara işlenir.
• Yararlanıcı ile yapılan telefon, e-posta, yüzyüze vs. görüşmeler sisteme işlenir. Farklı personellerde hizmetin devamı sağlanır.
• Giden öğrencilerin hibeleri gittikleri ülke ve kaldıkları süre bilgisine göre hesaplanır. Ülke kategorileri her dönem için değiştirilebilir.
• Değişimlerle ilgili istatistiksel grafikler sistem tarafından hazırlanır.
• Kayıtlı öğrencilere toplu e-posta gönderilebilir. 

Gelen Öğrenci 

• Gelen öğrencilere ait bütün başvuru ve öğrenci kayıtları ERASNET tarafından yapılır.
• Öğrenciler için bilgi formu yazdırılır.
• Öğrenim anlaşması ve alınan derslerin takibi yapılır.
• Not çizelgesi ve derslerden alınan notlar sisteme işlenir.
• Görüşme arşivi tutulur.
• Yurt / Misafirhane konaklama planı sistem tarafından hazırlanır.

 

Giden Personel 

• Giden personele ait veriler tutulur
• Dosyalama için fotoğraflı bir bilgi formu yazdırılır
• Giden personel için hibe hesabı yapılır
• Gerekli tablo ve raporlar hazırlanır
• İstatistiksel grafikler hazırlanır 

Gelen Personel 

• Gelen personel bilgileri tutulur
• Gelen personel için bilgi formu yazdırılır
• Verilere tablo şeklinde ulaşılabilir
• Konaklama planlaması, takvim ekranı ile kolaylıkla yapılır 

Ortak Kurumlar 

• Ortaklık yapılan üniversitelerin ve bu üniversitelerde bulunan kontak kişilerin kayıtları tutulur
• Staj için anlaşma yapılan şirket bilgilerine bu menüden ulaşılır.
• Erasmus Beyannamesi sahibi üniversitelerin Erasmus üniversite kodu veri tabanına bu kısımdan erişilebilir.

İkili Anlaşmalar 

• Üniversitenizin sahibi olduğu ikili anlaşmaların takibi yapılır.
• İkili anlaşmalara göre belirli bir dönemde hangi bölümden hangi ülkeye, hangi üniversiteye kaç öğrenci gönderebilceğinizi; bu kontenjanlardan kaç tanesini ve kaç aylık süreyi kullandığınızı ve daha kaç öğrenci gönderebileceğinizi takip edebilirsiniz.
• Aynı şekilde personel değişimi için de tablolara ulaşarak kaç personelin ne şekilde değişimden faydalandığını ve daha ne kadar kontenjan olduğu bilgisine ulaşabilirsiniz 

Bütçe 

• Merkez ile yapılan bütçe sözleşmesi bilgileri bu kısımda tanımlanır.
• Yararlanıcılara aktarılan veya D.O.’dan yapılan harcamalar sisteme kayıt edilir.
• Her bir bütçe kaleminde harcanılması planlanan, harcanan, hesapta bulunan tutarlar bütçe durum tablosunda gösterilir.
• Gidiş – dönüş tarihleri belli olmayan öğrenciler için o üniversiteye daha önce gitmiş yararlanıcıların bilgisinden faydalanarak hibe tahmini yapılır.
• Dönem sonunda kullanmış olacağınız ve kullanamayacağınız hibe miktarı tahmin edilerek size söylenir.
• Öğrenci öğrenim anlaşması yaptığında 1. Hibe yatırılacak öğrenciler listesinde görüntülenir. Dönüş evraklarını teslim ettiğinde nihaî hibe yatıracak öğrenciler listesine eklenir. Gerekli hibe yatırıldığında listeden kaldırılır. Aldığınız listeleri doğrudan bankaya gönderebilirsiniz. 

Belge Doldurma 

• Erasnet metin editöründe veya Microsoft Word uygulamasında hazırlayacağınız belge şablonlarını yararlanıcı bilgilerine göre doldurulur.
• Belge doldurma işlemi Word uygulamasının adres-mektup birleştirme işlemine benzer.
• Belge doldurma özelliği ile sınırsız özellikte İngilizce ve Türkçe belgeler hazırlayabilirsiniz. 

Yedekleme

 

Erasnet yedekleme modülü ile verilerinizi tek bir dosyaya sıkıştırarak yedekleyebilir, yedeklediğiniz verileri geri yükleyebilir.

 

 

Erasweb

• Değişimle ilgili doc, ppt, xls gibi office dokumanlarını yayınlayabilirsiniz.
• Fotoğraf galerileri oluşturabilirsiniz.
• Olay takvimi ile aktivite takviminizi yayınlayabilirsiniz.
• Birim, bölüm ve koordinatör bilginiz yayınlanır
• İkili anlaşmalarınız yayınlanır
• Giden, gelen yararlanıcılar yayınlanır
• Öğrenciler gidebilecekleri üniversitelerin kontenjan bilgisine haritalı şık bir ekran ile ulaşırlar

• Öğrenciler internet üzerinden başvuru yapabilirler 
• Başvuru ile ilgili bilgileri girdiğinizde istediğiniz özelliklere sahip bir başvuru formu oluşturulur.
• Başvuru formu belirlediğiniz tarih aralığında aktif olur.
• Başvuru formu için size özel bir adres verilecektir.
• Başvuran öğrenci bölümünü seçtiğinde ikili anlaşmalar doğrultusunda gidebileceği üniversiteler listelenir ve tercih yapması istenir.
• Aynı şekilde staj için başvuran öğrenciler de anlaşmalı işletmeler içerisinden seçim yapabilirler.
• Öğrenci başvurusunu tamamladığında başvuru bilgisini içeren bir pdf belgesine ulaşır.
• Başvuran öğrencilerin takibi online olarak Erasweb üzerinden de yapılabilir.
• Bu pdf belgesine fotoğraf yapıştırıp imzalayarak transkiribini ekler ve Erasmus ofisine teslim eder
• Başvuru dönemi sonunda veriler Erasweb’den Erasnet’e aktarılır ve seçim sonuçları Erasnet’e işlenir.